X
تبلیغات
رابطه معلم با خلاقیت ونوآوری - مقاله ای در مورد موانع ارتباط موثر در سازمان

ارتباطات میان فردی

سه روش اصلی برای برقراری ارتباط میان افراد وجود دارد، افراد به صورت گفتاری، نوشتاری و غیرگفتاری، ارتباط برقرار می کنند. عیب ارتباط گفتاری در سازمان این است که پیام از چند نفر عبور می کند. هرچه تعداد افرادی که پیام از آنها عبور می کند بیشتر باشد، احتمال تحریف پیام بیشتر است. هر فرد، پیامی را که دریافت می کند از دید خود تفسیر کرده و پس از اینکه پیام به نفر آخر رسید، محتوای آن کاملا تحریف شده است. پیام نوشتاری، بر پیام گفتاری کاملا ارجح است زیرا هرگاه کسی بخواهد مطلبی را بنویسد، دقت بیشتری کرده و پیام دهنده مجبور است که ژرف تر بیندیشد. بنابراین، پیام های نوشتاری، پشتوانه ای منطقی و قوی تر دارند.

عیب پیام نوشتاری نیز در وقت گیر بودن و عیب دیگر آن بی خبری از نتیجه بخشی آن است. درواقع نمی توان تضمین کرد که پیام نوشتاری به دست فرد مورد نظر رسیده است یا خیر و او چگونه آن را تفسیر کرده است. در پیام گفتاری، می توان از گیرنده پیام خواست آنچه را که دریافت کرده، بازگو کند. ارتباطات غیرگفتاری دربرگیرنده حرکت اعضا و اندام است و شامل آهنگ صدا، اشاره های چشم و ابرو می شود. البته حرکت یک عضو نمی تواند مقصود یا مفهومی جهانی به خود بگیرد، اما هنگامی که آن را با زبان گفتاری در هم آمیزیم، پیامی کامل تر را به وجود آورده ایم.

● اثربخشی در ارتباطات میان فردی

ویژگی های زیر به طوری معنی دار بر اثربخشی ارتباطات میان فردی، تاثیر دارند:

▪ گشودگی: مفهوم کیفی گشودگی، خود را حداقل در ۳ جنبه اساسی ارتباطات فردی بروز می دهد.

۱) فرستنده پیام؛ در ارتباطات میان فردی باید فردی باشد که خود را در مقابل طرف های ارتباطی خود بگشاید و با گشودگی نسبی با آنها مواجه شود. به بیانی دیگر، هر کس می تواند بخش عظیمی از اطلاعات مربوط به خود را که می تواند در فراگرد ارتباطات میان فردی موثر واقع شود، مخفی کرده و در نتیجه فراگرد ارتباطی را از مسیر طبیعی خود خارج سازد.

۲) دومین جنبه از گشودگی اشتیاق فرستنده پیام یا مبدا ارتباطی به وانمود و بروز صادقانه محرکات وارده بر خود است و اینکه بر او چه تاثیری نهاده اند. اغلب انسان ها علاقه مندند که دیگران در مقابل گفته ها و اعمالشان واکنشی واضح نشان دهند.

۳) سومین جنبه گشودگی که برای اولین بار توسط ارتوربوچنر و کلیفوردکلی مطرح شد، با مفهوم تملک احساسات و تفکرات ارتباط دارد و اینگونه تعبیر می شود که پیام دهنده، آن دسته از احساسات و تفکرات خود را که کاملا در اختیار اوست و خود کاملا به آنها آگاهی داشته و مسئولیت آنها را بر عهده دارد، به اطلاع دریافت کننده پیام برساند.

▪ همدلی: یکی از جنبه های کیفی ارتباطات، به کارگیری همدلی در رابطه ای متقابل است. همدلی یعنی فرستنده پیام و گیرنده آن به احساسی یگانه دست یابند. سه گام برای به کارگیری و افزایش مهارت های مربوط به همدلی عبارتند از:

۱) پرهیز از قضاوت و ارزیابی از رفتار طرف مقابل است.

۲) درک احساسات و عواطف طرف مقابل، درک خواسته ها، نیازها، آمال، توانایی ها، تجارب، بیم ها و هراس های طرف مقابل ما را وامی دارد تا او را بهتر بشناسیم و پی به احساسات و عواطف او ببریم و بتوانیم بهتر با او همدلی کنیم.

۳) کوشش در زمینه تجربه کردن آنچه که دیگران بر اساس نگرش و توانایی های خود، تجربه کرده اند. مهم این است که بدانیم این تجربه باید بر اساس نگرش و احساسات او باشد نه آنچه که خود می اندیشیم. خود را کاملا در جای مخاطب قرار دادن و نقش او را ایفا کردن، ما را وامی دارد تا او را بهتر درک کنیم.

▪ حمایتگری: رابطه ای مطمئن و قابل اتکا بین دو فرد، رابطه ای است که در فضای حمایتگرانه شکل گرفته باشد. ارتباط میان فردی باز و همدلانه نمی تواند در فضای توام با هراس و تهدید، دوام آورد و دیر یا زود به گسستگی رابطه می انجامد. اگر شرکت کنندگان در یک فراگرد ارتباطی، احساس کنند که از سخنان و کردار آنها انتقاد می شود و مورد تهاجم قرار می گیرند، از هر اقدامی که به نشان دادن خواسته ها و نیازها یا مکنونات درونی آنها بینجامد پرهیز می کنند.

▪ مثبت گرایی: مثبت گرایی در رابطه ای میان فردی، حداقل به سه جنبه یا عامل مختلف تکیه دارد:

۱) ارتباط میان فردی زمانی بدرستی شکل می گیرد و پرورش می یابد که احترام مثبت و معینی برای خویش داشته باشیم. کسانی که در مورد خود مثبت می اندیشند، این احساس را به دیگران منتقل کرده و آنان را وادار به مثبت پنداری می کنند.

۲) ارتباط میان فردی زمانی بدرستی شکل می گیرد که احساسات خوشایند خود را نسبت به طرف مقابل به او منتقل کنیم. روشن است که این کار، اثری مثبت در وجود شخص مقابل گذاشته و او را وامی دارد و تشویق می کند تا در ارتباط موردنظر، فعال تر برخورد کرده و سطح ارتباطی خود را به سطح بالاتری بکشاند.

۳) وجود احساسی مثبت و خوشایند در مورد وضعیت عمومی حاکم بر ارتباطات، برای تعامل و میان کنش اثربخش بین دو یا چند نفر، امری بسیار حیاتی و مهم است. به بیانی دیگر عدم مشاهده تمایل و اشتیاق از سوی مخاطب یا مخاطبان، فرستنده پیام را به سوی انصراف از برقراری ارتباط و سرانجام گسستگی ارتباط می کشاند.

▪ تساوی: تساوی، خاصیتی ویژه است. یک فرد، ممکن است باهوش تر، قوی تر، ثروتمندتر و حتی سالم تر از دیگری باشد. هرگز دو نفر از لحاظ تمام ویژگی ها با یکدیگر مساوی نخواهند بود. به رغم این واقعیت، ارتباطات میان فردی عمومی زمانی موثرتر خواهد بود که فضای حاکم، فضایی مبتنی بر تساوی باشد. یعنی افراد غیرمساوی نمی توانند ارتباط برقرار کنند. آنها اگر بخواهند ارتباط لحاظ فیمابین ارتباطی موثر باشد، باید بر اساس اصل تساوی و یا با تکیه بر نقاط مشترک که نوعی تساوی است رابطه برقرار کنند.

در ارتباط میان فردی، باید سیاست یا خط مشی خاصی وجود داشته باشد که از طریق آن به شناسایی ویژگی های فردی طرفین ارتباط، دست یابید. نکته مهم این است که طرفین ارتباط را در نظر داشته باشند که هر دو انسان هستند و موجوداتی گران بها که هر یک دارای خصیصه هایی هستند که به نوبه خود می تواند برای دیگران ارزشمند باشد.

● موانع موجود بر سر راه ارتباط اثربخش

در مسیر ارتباطات اثربخش، موانعی وجود دارد که مدیریت با شناخت و آگاهی از آنها، می تواند در دنیای واقعی آنها را شناسایی کرده و به شیوه ای صحیح اقدام به ایجاد پویایی و تنش زدایی کند.

▪ از صافی گذراندن اطلاعات: در صورتی که اطلاعات هنگام طی مراحل توسط افراد مختلف از صافی گذرانده و دستکاری می شوند این احتمال که در پایان مسیر و برای گیرنده نهایی تحریف شده باشند، زیاد است.

▪ ویژگی های شخصی: واقعیت را نمی بینیم زیرا چیزهایی را که می بینیم، از دیدگاه خود تفسیر کرده و واقعیت می نامیم.

▪ جنسیت: زنان و مردان به دلایل مختلف، بین خود ارتباط گفتاری برقرار می کنند و تحقیقات نشان می دهند که مردان با زبانی صحبت می کنند و مطالبی را می شنوند که بیشتر درباره مقام سازمانی و استقلال در کار باشد و زنان با زبانی صحبت می کنند و مطالبی را می شنوند که با رابطه و صمیمیت ارتباط دارد. البته این امر نسبی است، اما باید آن را مدنظر داشت.

▪ عواطف: نوع احساس گیرنده پیام هنگام گرفتن پیام، بر تفسیری که او از محتوای پیام می کند، اثر می گذارد. احساسات شدید نظیر اندوه یا شادی بیش از حد شبکه ارتباطی موثر را خدشه دار می کند. در این شرایط، فرد نمی تواند بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه احساسات استوار است. زبان کلام برای افراد مختلف، معانی مختلفی دارد. سن، میزان تحصیلات و زمینه فرهنگی، ۳ متغیر مشخصی هستند که کلمه ها، معانی و مفاهیمی را که ما برای این کلمات قائلیم، تحت تاثیر قرار می دهند. در صورتی که ما می دانستیم هر یک از ما چه برداشت هایی از کلمات داریم، مشکلات ارتباطی به پایین ترین حد خود می رسید.

▪ ارتباطات غیرگفتاری: اکثر اوقات، ارتباطات گفتاری با ارتباطات غیرگفتاری همراه است. در صورتی که طرفین ارتباط توافق کامل داشته باشند، به گونه ای رفتار می کنند که رفتار یکدیگر را تقویت خواهند کرد، اما هنگامی که ارتباطات غیرگفتاری با پیام ها سازگار نیست، دریافت کننده پیام دچار سردرگمی می شود و نمی داند پیام واقعی چیست.

▪ ادراک: هر فرد، حوادث را بر حسب زمینه فرهنگی، اجتماعی و روانی مختص به خود، درک می کند. ادراک فرد از یک پدیده، ممکن است با ماهیت واقعی آن متفاوت باشد. از طرفی، هر پدیده واحد ممکن است توسط افراد مختلف، به صور گوناگون درک شود. فهم و درک یک پدیده واحد می تواند از راه ها و طرق مختلف انجام گیرد. ادراک فرد رابطه ای نزدیک با نیازهای شخصی دارد و به طور کلی امری است فردی و منحصر بفرد که نمایانگر تمام یا قسمتی از موقعیت، آن گونه که فرد می بیند، است. ادراک اجتماعی، تحت نفوذ عواملی همچون تعمیم گروهی، تعمیم فردی، یکسان بینی، انتظار و توقع بوده و باید مراقب بود که این گونه عوامل ادراک ما را تحت تاثیر قرار ندهند.

▪ شایعه: یکی از عوامل ایجاد کننده تنش در سازمان است. شایعه، پیامی است که بین افراد رواج می یابد. رواج شایعه هنگامی صورت می گیرد که افراد مشتاق خبر باشند، اما نتوانند آن را از منبعی موثق دریافت کنند. راه های کاهش شایعه عبارتند از: اطلاع رسانی شفاف، برگزاری جلسات حضوری، گفت و شنود، استقرار نظام پیشنهادات، توجه ملموس به امنیت خاطر شغلی کارکنان و تلفیق سازمان رسمی و غیررسمی.

● روش های بهبود ارتباطات

از جمله ویژگی هایی که باعث می شود تا تنش های ارتباط مدیران و کارکنان و تنش های ارتباطی موجود در محیط سازمان کاهش یابد، اطلاع مدیران و کارکنان از موضوعاتی همچون نواحی چهارگانه شخصیت هر فرد، بازخوردگیری، افشا یا گشودگی، زبان ساده، گوش دادن صحیح، کنترل احساسات و توجه به علائم غیرگفتاری است. باید بدانیم که بیشتر سوء تفاهم های مدیران و کارکنان، از عدم شناخت شخصیت مدیر و درک نشدن پیام های او به عنوان یک فرستنده ناشی می شود. شخصیت هر فرد، درواقع نوع تعبیر و تفسیر دیگران از رفتارهای نسبتا پایدار اوست. شخصیت مدیر، شامل رفتارها و نگرش های شناخته شده وی برای دیگران است.

شخصیت افراد که مدیر هم جزئی از آنهاست، بر حسب آنچه که برای خود مدیر یا دیگران شناخته شده یا ناشناخته است، به ۴ ناحیه زیر تقسیم می شود:

▪ ناحیه عمومی: رفتارها و ویژگی هایی که برای مدیر و دیگران شناخته شده اند.

▪ ناحیه خصوصی: رفتارها و ویژگی هایی که برای مدیر شناخته شده، اما برای دیگران ناشناخته است.

▪ ناحیه کور: رفتارها و ویژگی هایی که برای مدیر ناشناخته و برای دیگران شناخته شده است.

▪ ناحیه ناشناخته: رفتار و ویژگی هایی که برای مدیر و دیگران ناشناخته است.

در ارتباط بین افراد که ارتباط بین مدیر و کارکنان نوعی از آن است، هرچه ناحیه عمومی بیشتر و وسیع تر باشد، تعارضات و سوء تفاهمات بیشتر کاهش می یابند.

توسعه منطقه عمومی از طریق دو مکانیزم بازخورد و افشا انجام می گیرد. در افشا، مدیران مایل به در میان گذاشتن اطلاعات مربوط به خود و دیگران هستند. با این کار، فرد می تواند منطقه خصوصی یا آن قسمت از رفتارها و ویژگی های خود را که نمی شناسد، شناسایی کرده و منطقه عمومی را افزایش دهد. از این طریق تنش های ارتباطی او با مدیریت کاهش می یابد.

● نتیجه گیری

ارتباط سازمانی، گرچه رشته ای نو در پهنه علوم انسانی است، اما بسرعت رشد یافته و نظر بسیاری از متفکران علوم رفتاری را به خود جلب کرده است تا آنجا که بسیاری از رفتارهای سازمانی را تحلیل کرده و برای آنها راه حل های مناسب یافته اند. برخی متفکران ارتباطات سازمان که در سال های اخیر به عنوان مشاور مدیریت، به یافتن نارسایی های سازمانی پرداخته اند، بر این اعتقادند که بسیاری از مسائل و مشکلات حاکم بر سازمان، ناشی از بافت نادرست ارتباطی و عدم توجه به ظرایف ارتباط سازمانی بوده و اگر مدیران بر این امور واقف می بودند، با اثربخشی بهتر و بیشتری کارهای مربوط به خود را انجام می دادند. در این مقاله سعی شد تعدادی از موانع ارتباط اثربخش بین افراد سازمان، معرفی شده و راهکارهایی برای بهبود این رابطه و اثربخشی بیشتر آن ارائه شود.










منابع
۱ . دکتر فانی. علی اصغر مقاله موانع ارتباط فردی سایت آفتاب
۲ . عرب کلمری. محبوبه موانع ارتباطات سایت ویکی پدیا
۳ . رابینز. استیفن مدیریت رفتار سازمانی ترجمه دکتر امیدواران فرزاد چاپ سوم تهران دفتر پژوهش های فرهنگی ۱۳۸۸
۴ . فرهنگی. علی اکبر ارتباطات انسانی چاپ پنجم انتشارات خدمات فرهنگی رسا ۱۳۸۰
۵ . فخیمی. فرزاد سازمان و مدیریت چاپ پنجم تهران
+ نوشته شده توسط حسین بیگدلی در یکشنبه هفتم خرداد 1391 و ساعت 11:0 |


Powered By
BLOGFA.COM




كد عكس تصادفی

Google

در اين وبلاگ
در كل اينترنت
سلام،امیدوارم که از این وبلاگ بهره کافی را برده باشین. لطفا نظرات خود را در مورد مطالب ارائه شده به ایمیل من ارسال نمایید. با تشکر از بازدید شما
html>

JavaScript Codes